Langues Vivantes

Study Languages Abroad with Langues Vivantes
Language Courses and Cultural Exchanges Worldwide

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  LanguesVivantes.com



A complete English language translation of this page will be available soon.

TERMS AND CONDITIONS

jump to : short term programs | long term programs | insurance


In accordance with Belgian law, Easy Languages / Langues Vivantes is authorized to organize and propose travel as an agent. We adhere to the Commission de Litiges Voyages asbl and the terms and conditions defined in the Law of 16/02/94 (PDF, French). All of our programs are covered by insolvence insurance (provided by l’Européenne) that protects our clients in case of default or bankruptcy of this organization. The clauses below represent the terms and conditions particular to this organisation.

The act of enrolling for one of our programs implies complete adhesion to the conditions listed below.


Terms and Conditions for short duration programs (less than 12 weeks)

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1. Enrollment and payment

Enrollment
  1. To enroll for our programs, please send us an enrollment application with an idenity photo. We accept applications by mail, fax (+32 (0)2 280 07 87), e-mail (info@languesvivantes.com) or via our online application form.
  2. We will notify you of reception of your application within 2 business days. Your enrollment will be confirmed on payment of an inititial deposit of 250€ (programs of 1 to 3 weeks), 1000€ (4 weeks or more) or of another agreed sum.
  3. You will receive the address and telephone number of your host family (or the information concerning your residence) as well as other practical information approximately one week before departure.
Methods of Payment

We accept credit card payments. Please note that credit card transations require a 3% finance and treatment fee. There are no additional fees for cheque or bank transfer payments.

Enrollments are valid and confirmed and these conditions are concidered known to the participant/guardian upon reception of an ad hoc enrollment form and deposit payment.

Late Enrollments

Late enrollments are enrollments in which we receive the application form and payment less than 4 weeks before departure in the summer or less than 2 weeks before departure during the rest of the year. The programs that are full are indicated on this site. If a program is full, we will propse an equivalent substitute.

In case of late enrollments, the total price of the program must be paid in one payment. A 15€ supplement will be added to cover administrative costs (70€ if a visa is necessary to cover the cost of express mailings). The address of accommodation and other useful information will be transmitted by telephone, fax or e-mail.

2. Program Prices: Low price guarantee

If, within 15 days of your enrollment with us, you find an identical program (duration of 4 weeks or longer) on the same dates, at the same school, in the same city and with the same accommodation through another language travel agency in Belgium or France for a better price, as published in an official brochure, we will reimbourse the totality of the difference. Promotional and individualized offers excluded. This guarantee also applies to all Individual Homestays (private teacher) Programmes, including stays one to three weeks long.

Prices

Our prices are calculated based on the exchange rate of 31/07/2007 and are final for all destinations in the Euro zone. For other destinations, prices may fluctuate in function of currency exchange rate fluctuations. In the case of important changes in the exchange rate, we reserve the right to modify the cost of the program up to three weeks before departure. If the price rises more than 10% of the price quoted in Euro, the applicant retains the right to annull the contract without administrative or cancellation fees of any kind, in accordance with European legislation.

Reductions
  1. A family rebate applies to for each enrollment for each additional enrollment after the first per family (same domicile).
  2. Group rebates are available for groups of 4 or greater enrolling for the same course.
    This rebate is combinable with the first above.
    The exact amounts of these rebates vary in function of the duration of the course:
    • 15 € (2 to 4 weeks)
    • 25 € (5 to 12 weeks)
    • 75 € (more than 12 weeks)
  3. "Early Bird" rebates for all courses in 2009: 10€ for all enrollments before 15/2/2009, combinable with other rebates.
    Please mention "Early Bird" in the "remarks" section of your enrollment application.
Validity

The prices are valid for the year in which the participant applies. If a participant applies for a departure the following year, it is possible that the pricing will vary in function of conditions established by our local partners.

3. Transportation and program Organization

Travel documents
All participants are assumed to have necessary travel documents before departing. For citizens of the European Union, an identity card is sufficient for all programs within the EU. Passport and visa are necessary for programs outside of Europe. We will send you the documents necessary for obtaining a visa upon reception of program payment. Please be sure to take care of this early as this process can take weeks or months depending on the destination.

Transportation
Our travel agency department (lic. A 5034) will arrange all ticketing if you request this service or if it is included in the program you choose. We decline any responsibility in the case of delays, accidents, strikes, losses or other incidents for which the transport agencies are responsible (including bus, ferry or airline companies). While we make every effort to limit the concequences of these events, any extra charges resulting from such events are the participant's responsibility.

Program extensions
All requests to extend programs will be accepted on the basis of availibility and without any additional fees, however they will be billed at the regular price and not at the degressive "extra week" fee. Any possible fees to modify transportation arrangements will be the responsibility of the student.

Internal rules of the school or college
Participants are obligated to learn and respect the internal rules of the school or college where they take classes, notably concerning course participation (usually obligatory). Participants are not authorized to skip classes except in cases that have been specifically excused by the school, such as for medical reasons.

Schedules and course duration
Courses may take place in the mornings or afternoons depending on student placement and program intensity. The duration of each lesson is specified in each program description. On hour of class is generally 40 to 60 minutes of instruction.

Holidays and Vacations
The courses will not take place during the host country's official holidays (list available on request). Excepting individual homestay programs, these courses are not recuperated and not reimboursed.

Participant Age
The ages mentioned on this site are indicative. Older or younger students may be accepted in function of motivation and available space.

Problems during the program
In case of a problem during the program, the participant must inform our Brussels office and the local contact immediately in order to allow us to respond in a timely manner. If the problem cannont be resolved on location, all claims must arrive in our office in writing within 15 days of a litigous issue. In case of a serious issue, only the tribunals of Brussels or Namur are competent.

Student Status
For all of our programs, the participants conserve the status of student and are enrolled full time in the educational institution. Family allocation documents should be completed on location by the school secretariat.

4. Cancellation

4.1 Cancellation by the Student
  1. General conditions for Cancellations
    • Programs in the EU and up to 4 weeks
      • Cancellation more than 8 weeks before the beginning of a course: we will refund you the entirety of your payment minus 50% of the deposit. The cancellation must be done in writing; an ordinary letter is sufficient.
      • Cancellation 4 to 8 weeks before the beginning of courses: we will refund you the entirety of your payment minus the deposit. The cancellation must be done in writing; an ordinary letter is sufficient. (Europe 1 to 4 weeks : € 200, other programs : 600 to 1000 €).
      • Cancellation less than 4 weeks before the beginning of the course: no reimboursements are given without cancellation insurance (see below).
    • Programs outside of the EU or more than 4 weeks
      • Cancellation more than 16 weeks before the beginning of the course: we will refund you the entirety of your payment minus 50% of the deposit. The cancellation must be done in writing; an ordinary letter is sufficient.
      • Cancellation 16 to 8 weeks before the beginning of the course: we will refund you the entirety of your payment minus the deposit. The cancellation must be done in writing; an ordinary letter is sufficient (1000 € or other agreed amount).
      • Cancellation less than 8 weeks before the beginning of the course: no reimboursements are given without cancellation insurance (see below).
  2. Cancellation due to examination failure:
    Excepting an administrative fee of 50 €, the entirety of the course fees will be refunded upon reception of an official proof of failure, minimum of 28 days before departure. This clause is applicable to programs in Europe from 14/7 to 31/08.
  3. Program interuption / early return:
    Once students have begun a program, no refunds will be accorded for voluntary early returns or expulsion. In the case of an early return due to exceptional circumstances, refunds will apply only to complete month blocks of classes missed and are subject to administrative fees. Official proof of circumstances must be provided.
  4. Cancellation Insurance:
    Participants may procure cancellation insurance to cover eventual forced cancellations before departing or in case of sickness requiring bedrest, accident or scolastic failure (see below).
4.2 Cancellation by Easy Languages / Langues Vivantes

In case of cancellation by us, the entirety of the amount paid will be refunded to the student as well as a credit of 100€ for any other program that we offer, excluding all other indemnities.

5. Responsabilities of the participant and the organizer

6. Minors and supervised programs

Lateness and loss of documents
If a student's lateness prevents participation in an organized activity or voyage, no refunds or compensation will be provided. If a student's lateness or loss of documents or tickets prevents the student from participating in a pre-arranged return trip, Easy Languages / Langues Vivantes' responsibility is limited to contacting the guardians or the person mentionned as an emergency contact in the enrollment application. This person has the choice of taking over responsibility or to engage us to take care of the student. In the latter case, Easy Languages / Langues Vivantes will arrange all necessary accommodation, travel and meals for the student. Applicable supplements will be billed.

Responsibilities of participants, Group Leaders and Host Families
During the supervised programs in England and the Netherlands, the functions of the group leaders are to supervise students during the voyage, organize activities and assist participants in case of difficulty. As the participants generally stay in host families, neither the Group Leaders nor the organization are able to to directly control their individual comings and goings, their movements on location or evening curfews outside of the organized activities. We therefore require that participants, and especially minors, who enroll for our programs display a sufficient level of maturity and discipline, notably concerning their evening activities and courtousy to their host families.

Evening
For students who wish to go out in the evenings, we maintain the following curfews: 15 and under: not allowed to go out in the evenings ; 15-16: back home by 10 pm ; 17 : 11:30 pm. If students wish another arrangement, please contact us before departing, however the internal rules of the host family are preponderant on all other arrangements. Any abuse noted by the host family will be communicated to the students guardians.

For the junior programs, individual outings are not authorized and all evenings must be spent with the host family.

Outside of Europe, individual outings by minor participants are not authorized.


Terms and Conditions of long-term programs (12 weeks and longer)

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1. Modalities of Enrollment

  1. Send the enrollment application, complete and signed, to Easy Languages / Langues Vivantes.
    Join a photocopy of your identity card and two ID photos to the application. For the programs in a host family, please include a letter of introduction in the target language including three photos of yourself with a couple of comments about yourself. We will send you a confirmation within 2 business days.
  2. Pay the deposit of 1000 € (or another pre-arranged ammount) so that we can garantee your enrollment.
  3. Pay the rest of the price.
  4. Dans la quinzaine précédant le départ, vous recevrez l’adresse de votre famille d’accueil, toutes les informations nécessaires sur la ville de votre séjour et éventuellement sur le voyage, les formalités éventuelles à effectuer sur place à votre arrivée et la liste des contacts utiles lors de votre séjour.
  5. Si vous vous inscrivez au départ d'un pays hors de l'Union Européenne et qu'un visa est nécessaire, les documents pour l'obtention du visa sont envoyés après le payement total des frais de scolarité et de logement du séjour demandé.
Inscriptions tardives : un supplément de € 15 sera facturé pour les séjours réservés moins de 4 semaines avant le départ (70 € si un visa est nécessaire pour couvrir les frais de courrier express).

L'inscription sera valable et confirmée et les conditions de séjour considérées connues par le participant dès la réception d'un formulaire ad hoc et du versement d'un acompte, quel que soit le format du formulaire (formulaire papier, formulaire faxé, envoyé par e-mail ou inscription sur internet).

2. Modalités de payement

Acompte :
Pour garantir la réservation, un acompte de 1000€ (ou exceptionnellement autre montant convenu) doit être versé à l’inscription.

Solde :
Sauf arrangement individualisé et indication contraire sur votre confirmation, le solde du programme est à acquitter en 3 versements égaux aux échéances suivantes. Pour les départs entre juin et octobre : 15 janvier, 15 mars et 15 mai précédant le départ. Pour les départs entre novembre et mai : 15 juin, 15 septembre et 15 décembre précédant le départ. Le solde pourra être acquitté en un seul payement dans le cas d’un montant inférieur à 3000 €.

Le solde de chaque séjour est dû au plus tard 8 semaines avant le départ. Dans le cas d’une inscription tardive (moins de 8 semaines avant le départ), le solde est dû immédiatement. Les documents de séjour sont envoyés après réception du solde.

Mode de paiement :
Nous acceptons les paiements par carte de crédit. Les montants sont alors à majorer de 3 % pour frais financiers et de traitement. Aucune majoration n'est appliquée en cas de payement par chèque ou par transfert bancaire. Il est possible de régler uniquement l'acompte par carte de crédit et le solde par chèque ou transfert bancaire.

Frais de logement payables sur place :
Le payement s'effectue à l’avance pour l'inscription aux cours, le voyage et les assurances, et tout ou une partie du logement. Pour certaines formules, les frais d'hébergement peuvent être réglés pendant le séjour directement à la famille d’accueil ou au bailleur local, par arrangement avec vos hôtes. Le participant est alors libre d'interrompre son hébergement moyennant l'indemnité ou le préavis éventuel d'usage (généralement 2 à 4 semaines).Les modalités seront précisées à l’inscription.

Entretien en anglais avant inscription définitive :
Pour les séjours nécessitant un entretien en anglais (High School ; Oxford, séjours académiques...), un montant de 75 € est payable au plus tard le jour de l'entretien si aucun acompte n’a encore été payé. Ce montant est non remboursable et déductible du solde en cas d’inscription définitive.

3. Prix des séjours et programmes

Tarifs
Nos tarifs sont calculés sur base des taux de change en vigueur au 31/07/2007 et sont fermes et définitifs pour les destinations dans la zone €. Pour les autres destinations, les tarifs peuvent fluctuer à la baisse comme à la hausse selon le cours des différentes devises. En cas de fluctuation importante, Langues Vivantes se réserve le droit de modifier le coût d’un programme au plus tard trois semaines avant le départ. Si l’augmentation dépasse 10% du montant annoncé en €, le voyageur est en droit de résilier le contrat sans aucun frais ni coût d'annulation, conformément à la législation européenne. This guarantee also applies to all Individual Homestays (private teacher) Programmes, including stays one to three weeks long.

Réductions
  1. Réduction familiale et de fidélité à partir de la 2ème inscription par famille (même domicile)
  2. Réduction groupe à partir de 3 inscriptions nous parvenant ensemble pour le même séjour.
    Cette réduction est cumulable avec la précédente.
    Le montant des réductions familiales et de groupe est de 75 € par personne pour les séjours de 12 semaines et plus.
  3. Réductions "early bird" pour tous séjours en 2009 : 10 € pour toute inscription avant le 15/2/2009, cumulable avec les 2 précédentes.
    Mentionner "early bird" dans la rubrique remarques sur le bulletin d'inscription.
Validité
Les prix sont valables pour l’année courante durant laquelle le participant a introduit sa demande d’inscription. Si un participant s’inscrit pour un départ lors de l’année suivante, il est possible que les prix doivent être modifiés en fonction des conditions établies par nos partenaires locaux.

Nous ne facturons aucun frais de dossier ou d’inscription supplémentaires.

4. Annulation

4.1. Annulation de la part du participant

Après le renvoi du formulaire d’inscription signé, à défaut de paiement de l’acompte dans les 21 jours ou, pour les séjours scolaires (high school, Oxford & college anglais), à défaut de renvoi du student application pack dans les 28 jours suivant notre confirmation, l’inscription est annulée. Une indemnité forfaitaire conventionnelle de 600 € est alors due à LV pour couvrir les frais administratifs et de dossier.

En cas d’annulation par le participant après réception par LV du student application pack, le contrat est résilié de plein droit. Une indemnité forfaitaire conventionnelle et irréductible sera due par le participant à LV. Elle s’élève à 20% des frais de participation en cas d’annulation plus de 180 jours avant le départ, 50% en cas d’annulation plus de 45 jours avant le départ, 80% en cas d’annulation entre le 45ème jour et le 15ème jour avant le départ et 100% en cas d’annulation moins de 15 jours avant le départ.

Vous pouvez souscrire à l’assurance annulation, qui couvre le participant obligé d’annuler son séjour avant le départ pour cause de maladie sérieuse avec obligation de garder la chambre, d’accident, d’échec scolaire ou de refus de visa. Toutes les sommes versées seront alors remboursées, déduction faite d’une franchise et du montant de l’assurance.

Une fois le séjour entamé, aucun remboursement ne sera accordé pour un retour anticipé volontaire ou résultant d'une expulsion. En cas retour dû à des circonstances exceptionnelles et après accord écrit des directions locale et belge, tout remboursement ou note de crédit ne portera que sur les mois entiers restant à courir et pourra se voir grevé de frais administratifs.

4.2. Annulation de la part de Langues Vivantes

En cas d'annulation d'un stage ou d’un séjour de notre part, l'entièreté des sommes versées sera remboursée et une note de crédit de € 100 à valoir sur tout autre stage vous sera octroyée, à l'exclusion de toute autre indemnité.

5. Organisation du voyage et du séjour

Documents de voyage et visa
Tout participant sera supposé avoir des documents de voyage en règle. Pour les ressortissants de l'Union Européenne, la carte d'identité suffit pour les séjours en Europe. Un passeport et un visa étudiant sont parfois nécessaires pour les séjours hors Europe. Nous vous donnons une information précise et complète sur les visas étudiants et vous procurons tous les documents nécessaires pour l'obtenir. Pour certains séjours, un questionnaire médical pourra être demandé par l'ambassade pour l'obtention du visa.

Vous recevrez les documents nécessaires à l'obtention du visa une fois le séjour acquitté en totalité. Veillez cependant à entamer les démarches de demande de passeport et de visa à temps, elles peuvent durer plusieurs semaines.

En cas d'inscription tardive (moins de 4 semaines avant le départ) 70 € de supplément pour courrier express seront facturés. Les éventuels frais de visa étudiant sont à charge du participant (compter 180 € pour les USA, 80 à 200 € pour l'Australie).

Transport
Notre section "agence de voyages" (lic. A 5034) prend en charge l'organisation du transport et la billetterie si vous nous le demandez ou si ce service fait partie du programme réservé. Nous déclinons toute responsabilité en cas de retards, accidents, grève, pertes ou autres incidents du fait des transporteurs (autocaristes, compagnies maritimes et aériennes,…). Nous intervenons cependant pour limiter les conséquences que ces évènements peuvent entraîner. Les frais supplémentaires occasionnés par des événements imprévus liés au voyage restent toutefois à la charge des participants.

Prolongation du séjour
Toute demande de prolongation de séjour sera acceptée selon les disponibilités et sans frais de modification, mais sera confirmée au tarif normal, par opposition au tarif dégressif "semaine supplémentaire". Les éventuels frais de modification de trajet sont à charge du participant.

Statut d’étudiant
Pour tous les séjours, s'il y a lieu, le participant conserve le statut d'étudiant et est inscrit à temps plein dans un établissement d'enseignement de plein exercice. Les documents d'allocations familiales sont à faire compléter sur place par le secrétariat de l'école.

Modification de programme sur place
Si le niveau scolaire ou linguistique d'un participant s'avérait inadapté après l'arrivée, les responsables académiques et/ou Langues Vivantes se réservent le droit de faire basculer son inscription dans le programme le plus approprié, à l'exclusion de toute indemnité ou remboursement. L'éventuelle différence de prix entre l'ancien et le nouveau programme, y compris des cours de langue supplémentaires si nécessaire, serait alors à charge du participant.

Règlement intérieur de l'école
Le participant s'engage à prendre connaissance et à respecter le règlement intérieur de l’établissement d’enseignement qu'il sera amené à fréquenter, notamment en ce qui concerne la participation (obligatoire) à tous les cours et l'assiduité. Les participants ne sont pas autorisés à s'absenter du programme, sauf dérogation spécifique accordée par le directeur du centre pour raison médicale ou autre.

Horaires et durée des cours
Les cours peuvent se donner le matin ou l'après-midi selon les niveaux des participants et les formules. La durée en minutes des leçons est précisée à chaque formule. Chaque heure de cours compte généralement de 45 à 60' d'enseignement (la durée la plus répandue est 45 minutes). La présence est obligatoire.

Jours fériés et vacances
Les cours n’ont pas lieu lors de jours fériés officiels dans le pays d’accueil (liste sur demande). A l’exception de certains cours particuliers et des séjours chez un professeur particulier, ces cours ne seront ni récupérés ni remboursés.

Âge des participants
Les âges mentionnés dans la brochure le sont à titre indicatif. Un participant plus jeune ou plus âgé peut être admis à participer en fonction de sa motivation et/ou des places disponibles.

Problèmes pendant le séjour et litiges
En cas de problème pendant le séjour, le participant doit informer sans attendre notre bureau à Bruxelles et l'organisateur local, afin de nous permettre d'enquêter et d'intervenir immédiatement.

S’il s’agit d’un problème qui ne peut être résolu sur place, toute réclamation doit nous parvenir par courrier dans les 15 jours suivant la découverte d’un élément qui pourrait être litigieux. En cas de litige sérieux, seuls les tribunaux de Bruxelles ou de Namur sont compétents.

6. Responsabilités du participant et de l’organisateur



Additional Insurance

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In order to complete your existing insurance, we offer the following additional coverages:
  1. Assurance annulation (vivement recommandée)
    L’assurance annulation s’élève à 4% du montant du séjour. Cette assurance s'applique à la totalité des frais de séjour et de transport en autocar, à l'exclusion des trajets ferroviaires ou aériens. Elle couvre l'assuré obligé d’annuler son séjour avant le départ pour cause de maladie grave (avec avis médical défendant de quitter la chambre), d'accident, de 2ème session d'examens et de refus de visa. En cas d'événement provoquant l'annulation, le participant est tenu d'en aviser par écrit l'organisateur endéans les 3 jours et de soumettre les pièces justificatives demandées. En cas d'annulation justifiée par un certificat médical, la compagnie se réserve le droit de faire effectuer un contrôle médical de l'assuré.

    Pour les séjours nécessitant un visa étudiant, l'assurance couvre la non-délivrance du visa. En cas de refus de visa, la lettre de l'école (original) et la preuve du refus sont à nous renvoyer par lettre recommandée, en mentionnant vos coordonnées complètes pour le remboursement.

    Si l’assurance annulation entre en jeu, le montant du séjour est remboursé, déduction faite d’une franchise (600 €) et du montant de l’assurance. Le remboursement se fera alors par virement bancaire sur le compte indiqué.

  2. Assurance médicale supplémentaire
    En Europe, les ressortissants de la Communauté européenne sont couverts par la sécurité sociale et le personnel de l’école est à votre disposition si vous devez consulter un médecin ou un dentiste. Votre mutuelle ou votre organisme de sécurité sociale vous délivrera sur demande la Carte européenne d’assurance maladie (CEAM).

    Pour tous les séjours hors UE et à Malte, les participants doivent contracter une assurance maladie-accident + assistance/rapatriement. Notre police Europe-Assistance couvre les participants domiciliés en Belgique et en France aux conditions suivantes :
    Durée du séjourEuropeHors Europe
    1 à 8 jours: (1 sem.)20€50€
    9 à 16 jours: (2 sem.)25€60€
    17 à 24 jours:(3 sem.)30€65€
    25 à 32 jours:(4 sem.)35€75€
    33 à 45 jours:(5 à 6 sem.)40€90€
    46 j. à 6 mois:(annuelle)180€180€
    Pour tous les séjours à l'étranger de 6 semaines ou plus, les participants sont invités à contracter une assurance assistance annuelle à 180 €, qui vous couvre pendant 12 mois pour tout séjour de maximum 6 mois consécutifs.
    Durée du séjour 6 mois : 180€
    mois supplémentaire : 75 €

  3. Assurance maladie pour l’Australie
    Les étudiants qui effectuent un séjour en Australie doivent souscrire une assurance maladie spéciale pour les étudiants étrangers. Le montant de cette « Overseas Student Health Cover » varie selon la durée du séjour.

    Le fait de s'inscrire à l'un de nos séjours implique l'adhésion complète à nos conditions.

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